Postępowanie windykacyjne bardzo często wiąże się z koniecznością poniesienia dodatkowych kosztów przez dłużnika. Przepisy przewidują konkretne sytuacje, w których wierzyciel może dochodzić pokrycia wydatków związanych z windykacją nieuregulowanych należności. Warto wiedzieć, jak wygląda to z punktu widzenia prawa oraz na jakich podstawach wierzyciel może żądać rozliczenia kosztów od dłużnika.

Sprawdź ➡ windykacja na koszt dłużnika

Podstawy prawne dochodzenia kosztów windykacji

Podstawowym aktem prawnym regulującym kwestie zwrotu kosztów przez dłużnika jest Kodeks cywilny. Przepisy określają, że w przypadku opóźnienia w spełnieniu świadczenia pieniężnego wierzyciel może żądać nie tylko odsetek za zwłokę, ale również naprawienia szkody powstałej w wyniku nieterminowej zapłaty. Do tej szkody zalicza się m.in. koszty poniesione na windykację, takie jak opłaty za wysyłki wezwań do zapłaty, wynagrodzenie firmy windykacyjnej oraz inne wydatki związane z odzyskiwaniem należności.

Ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych

Z perspektywy przedsiębiorców kluczowe znaczenie ma ustawa z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych. Określa ona, że w przypadku opóźnienia w płatności wierzyciel ma prawo obciążyć dłużnika stałą kwotą rekompensaty za koszty odzyskiwania należności. Rekompensata przysługuje automatycznie, niezależnie od faktycznie poniesionych kosztów windykacji, a jej wysokość została określona ustawowo i zależy od wartości świadczenia podstawowego. Ponadto, jeśli rzeczywiste koszty windykacji przekraczają wysokość tej rekompensaty, wierzyciel może dochodzić również ich pełnego zwrotu.

Koszty procesu i egzekucji

W przypadku skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego, istotne stają się przepisy Kodeksu postępowania cywilnego. Zgodnie z nimi, co do zasady strona przegrywająca sprawę zobowiązana jest zwrócić stronie wygrywającej poniesione koszty procesu, w tym m.in. opłaty sądowe oraz koszty zastępstwa procesowego. Po wydaniu tytułu wykonawczego koszty egzekucji komorniczej również obciążają dłużnika, zgodnie z przepisami ustawy o komornikach sądowych oraz egzekucji.

Zwrot kosztów przedsądowych

W praktyce windykacyjnej często pojawia się kwestia zwrotu kosztów poniesionych na etapie przedsądowym, jeszcze przed skierowaniem sprawy do sądu. Przepisy pozwalają zaliczyć do szkody m.in. nakłady na uzyskanie pomocy prawnej przy sporządzaniu wezwań do zapłaty, monitoring płatności czy wypłaty zaliczki dla firmy windykacyjnej. Warunkiem dochodzenia tych kosztów jest ich faktyczne poniesienie oraz należyte ich udokumentowanie.

Ograniczenia i warunki skutecznej windykacji kosztów

Każdorazowo kwestię zwrotu kosztów windykacji należy oceniać w oparciu o zasadę minimalizacji szkody oraz zasadę ekwiwalentności świadczeń. Wierzyciel jest uprawniony do żądania zwrotu tylko takich wydatków, które były uzasadnione i konieczne do skutecznego dochodzenia należności. W razie sporu, sąd weryfikuje, czy wysokość wskazanych kosztów odpowiada rzeczywistym wydatkom, czy też nie została przez wierzyciela zawyżona.